تعليمات هامة لشيوخ المعاهد استعدادا لامتحانات النقل

أعلن قطاع المعاهد الأزهرية تعليمات امتحانات النقل لشيوخ المعاهد الأزهرية قبل وأثناء وبعد الامتحانات، للعام الدراسي 2025-2026، وطالب القطاع شيوخ المعاهد الإلتزام بهذه التعليمات وكذا الموجهين ورؤساء كنترولات المعاهد ومراكز التصحيح.

ومن تلك التعليمات تكليف شئون الطلاب بإعداد قوائم الطلاب الذين لهم حق دخول الامتحان ومراجعتها جيدا وعرضها على  شيخ المعهد للاعتماد وتسليمها إلى رئيس كنترول المعهد، ويقوم شيخ المعهد بتشكيل لجنة برئاسته وعضوية كل من وكيل المعهد وأقدم المعلمين ومسئول العهدة بالمعهد وذلك لفرز وجرد أوراق الإجابة الموجودة بالمعهد وتحديد مدى احتياج المعهد لأوراق إجابة جديدة من عدمه وفقًا لعدد الطلاب وعدد المواد لكل صف خلال امتحانات العام الدراسي بالكامل الفصلين الدراسيين والدور الثاني) ويتم عمل مذكرة صرف أوراق الإجابة من إدارة المشتريات والمخازن بالمنطقة عند الحاجة، أو صرفها من الإدارة التعليمية التابع لها في حال تو افر الأوراق بالإدارة.

عند استلام أوراق الإجابة البيضاء إلى مقر المعهد قبل البدء في الامتحانات بوقت كاف يتم تسليمها إلى رئيس كنترول المعهد بحافظة تسليم وتسلم والتأكد قبل بدء الامتحان بوقت كاف من أن أوراق الإجابة البيضاء الموجودة بالمعهد كافية لجميع امتحانات المواد الدينية والعربية والثقافية)، وكذلك كشوف الامتحان الشفهي للمبصرين والمكفوفين والدمج (خاصة أوراق الرسم البياني داخل أوراق إجابة مادة الرياضيات والفيزياء وكشوف الحضور والانصراف في حال حاجة المعهد الأوراق إجابة يتم مخاطبة توريدات المنطقة مع إحصائية عددية بأعداد الطلاب لكل صف دراسي ولكل مرحلة والعدد الكلي للطلاب مع عدد المواد.

 تعليماته لشيوخ المعاهد استعدادا لامتحانات النقل

ه يكلف شيخ المعهد من يكون مسئولا من أعضاء الكنترول أو من خارجه عن توزيع أوراق الإجابة البيضاء بعد ختمها بالختم على اللجان في المواد المختلفة، وعلى رئيس الكنترول اتخاذ الاحتياطات الكافية للحفاظ على أوراق الإجابة طوال مدة الامتحان.

يقوم شيخ المعهد بعمل حصر لجميع العاملين بالمعهد الذين ليس لديهم صلة قرابة أو موانع قانونية من الاشتراك في أعمال الامتحانات كنترول أو ملاحظة أو تصحيح) وعمل إقرار عليهم بعدم وجود موانع، والتوقيع بالعلم.

في حال وجود عجز بسبب المستبعدين لقرابة أو لمن لديهم موانع قانونية وفقًا لأعداد الطلاب أو مواد التصحيح يقوم شيخ المعهد بعمل مذكرة تفصيلية لمدير الإدارة التعليمية لإعمال شئونه وتوفير البدائل وسد العجز قبل الامتحان بوقت كاف.

قبل بداية الامتحانات بمدة مناسبة يقوم شيخ المعهد بتشكيل لجنة النظام والمراقبة لامتحانات النقل بالمعهد واعتمادها من الإدارة التعليمية التابع لها وفقا للوصف التالي:-

(أ) شيخ المعهد هو رئيس لجنة الامتحانات بالمعهد والمشرف العام على الامتحانات به.

(ب) شيخ المعهد مسئول عن اختيار رئيس الكنترول من العاملين الأكفاء بالمعهد المشهود لهم بالأمانة والالتزام والانضباط والخبرة.

(ج) إعداد محضر تشكيل لجنة النظام والمراقبة بالمعهد وفقًا للنموذج المعد لهذا الغرض على أن يتم اعتماده من الإدارة التعليمية.

(د) يقوم شيخ المعهد ورئيس الكنترول باختيار أعضاء لجنة النظام والمراقبة (الكنترول) بالمعهد من ذوي الخبرة والأمانة والالتزام والانضباط وتحديد أولوياتهم طبقًا لتوزيع الطلاب وعدد الصفوف.

(هـ) على شيخ المعهد تسليم رئيس الكنترول كل ما له صلة بأعمال الامتحانات من قرارات ومنشورات وقواعد منظمة، وأن يحتفظ بتوقيعهم بالعلم على ذلك.

(و) يتحمل شيخ المعهد مسئولية والمتابعة اليومية لكل ما يتعلق بأعمال الامتحانات بالمعهد من حيث الحضور والانصراف وتوزيع اللجان وضبطها، وتهيئة الجو المناسب للطلاب وللملاحظين وللمصححين والعمل على حل المشكلات إذا وجدت.

ويقوم شيخ المعهد بإبلاغ قسم الشرطة التابع له المعهد بموعد بدء الامتحانات لتأمين مقر كنترول المعهد طوال أيام الامتحانات،كما يقوم شيخ المعهد بإرسال خطاب للوحدة الصحية التابعة لها المعهد بموعد بدء الامتحانات لتوفير زائرة صحية طوال الامتحانات

وعلى المعهد أن يعلن للطلاب جداول ومواعيد الامتحانات التحريرية والشفهية وامتحانات المستوى الرفيع والحاسب الآلي في مكان ظاهر بالمعهد قبل بدء الامتحان وقبل كاف.

ويكون شيخ المعهد مسئول عن تمكين الطالب المتأخر عن الحضور من دخول الامتحان في حدود خمس عشرة دقيقة من بدء الزمن المحدد للإجابة وينبه عليه بعدم التأخير مرة أخري ويؤخذ عليه إقرارًا بذلك.

كما يراعى أنه بمجرد استلام مظاريف الأسئلة صباحًا في مقر لجنة المعهد، يتم التأكيد من أن العدد المدون على المظروف مطابقًا لـ: الاحصاء والتوزيع وكافيًا: الاحصاء والتوزيع للطلاب المتقدمين بالنسبة للصفوف الدراسية بالمعهد.

ويقوم شيخ المعهد قبل البدء في الامتحان بتوزيع العمل على جميع العاملين بالمعهد (وكلاء، ومعلمين أول، ومعلمين، وإخصائيين وكتبه وعمال) وتوقيعهم بالعلم أمام ما يكلف به من أعمال.

كما يقوم مشرف الدور بتجميع أوراق الأسئلة والإجابة للتلاميذ والطلاب المتخلفين عن حضور المادة والتنبيه على الملاحظين بتحرير محاضر التخلف بعد مرور خمس عشرة دقيقة

و يحظر نقل أوراق الإجابة من المعهد مطلقًا،و يُراعى ضرورة تشميع وختم مكان حفظ الأسئلة وأبواب الحجرات بعد كل فترة من فترات الامتحان بالشمع الأحمر وفي المساء بعد انتهاء الامتحانات.

لجنة استلام مظاريف الأسئلة بالمعهد

المسئولون عن استلام مظاريف الأسئلة صباحًا من أعضاء مركز توزيع الأسئلة أو سيارة توزيع الأسئلة هم:

شيخ المعهد ومعه وكيل المعهد أو رئيس كنترول المعهد وهما المختصان باستلام مظاريف الأسئلة وعلى لجنة الاستلام التأكد من التالي فور استلام المظاريف.

أختام المظروف صحيحة، المظروف محكم الإغلاق.  اسم المعهد، اسم المادة حسب جدول الامتحانات في اليوم ذاته، عدد الأوراق المدون على المظروف، بحيث يكون متوافقا مع عدد طلاب المعهد الممتحنين طبقا للإحصاء.

وضع المظاريف في دولاب شريطة أن يكون الدولاب أمن ومحكم الغلق وتحت مسئولية الشيخ ورئيس الكنترول ويشمع.

لجنة فض مظاريف الأسئلة بالمعهد

تتكون لجنة فض المظاريف في امتحانات النقل من شيخ المعهد ووكيل المعهد والموجه المنتدب أو من له صفة الحضور من

قطاع المعاهد أو المشيخة حال حضوره أثناء انعقاد لجنة الفض وعلى جميع حضور اللجنة التوقيع على محضر الفض.

قبل البدء في الامتحان بوقت كاف تجتمع لجنة فض المظاريف، وتتسلم مظاريف المادة الأولى، وتطابق اسم المادة على المظروف وجدول الامتحان على أن تتم هذه الاجراءات مع المادة الثانية في موعدها.

يتم عد جميع أوراق مظروف الأسئلة عد كلي، وتسجيل العدد الفعلي للمظروف في محضر فض المادة.

يتم عد وتوزيع الأوراق على اللجان بعدد الطلاب في أغلفة توزيع الأسئلة لكل لجنة.

دور الموجه المنتدب بلجان الامتحانات النقل

يحضر إلى المعهد محل خطته مبكرًا قبل موعد الامتحان بساعة على الأقل والمشاركة في فض مظاريف الأسئلة،و يتابع مع شيخ المعهد جميع أعمال الامتحانات بالمعهد والمشاركة في فض المظاريف،و تقديم الرأي الشيخ المعهد في توزيع العمل على المنتدبين.

ويتأكد من سلامة سير الامتحان، وعدم وجود أية عقبات تحول دون انضباط عمل اللجان والخروج على النظام،و يتابع الملاحظين داخل لجان الامتحان، ويحثهم على الالتزام بالهدوء والانضباط، عدم مغادرة المعهد مقر اللجنة إلا بعد الانتهاء من الامتحانات التحريرية والشفهية.

الدور الفني للموجه أثناء تصحيح أوراق الإجابة بالمعهد

متابعة لجان التصحيح بالمعهد والتأكد من جدية التصحيح وعدم التأخير في تصحيح أوراق الإجابة، مراجعة أوراق الإجابة المصححة، وخاصة أوراق الإجابة الراسبة وأوراق الإجابة الحاصلة على الدرجة النهائية، ويكون ذلك بالقلم الأخضر لمادة تخصصه، الإشراف على تصحيح أوراق الإجابة الخاضعة للمراجعة القانونية والالتزام بقواعد الامتحان.